DATENSCHUTZ
Premio
Datenschutzerklärung
1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?
2. Wer sind wir?
3. Für wen und wofür ist diese Datenschutzerklärung bestimmt?
4. Was sind „Personendaten“ und was heisst „Bearbeitung“?
5. Welche Personendaten bearbeiten wir zu welchen Zwecken?
6. Gestützt auf welche Rechtsgrundlagen bearbeiten wir Personendaten?
7. Wem geben wir Ihre Personendaten weiter?
8. Wann geben wir Ihre Personendaten ins Ausland bekannt?
9. Führen wir Profilierungen durch?
10.Führen wir automatisierte Einzelfallentscheidungen durch?
11.Wie schützen wir Ihre Personendaten?
12.Wie lange speichern wir Ihre Personendaten?
13.Wie bearbeiten wir Personendaten von Kindern?
14.Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer
Personendaten?
15.Wie können Sie uns kontaktieren?
16.Änderungen dieser Datenschutzerklärung
1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?
Datenschutz ist Vertrauenssache, und Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Vertrauen beginnt mit Transparenz. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie deshalb, wie und wozu wir Ihre Personendaten erheben, bearbeiten und verwenden. Sie erfahren in dieser Datenschutzerklärung unter anderem:
• welche Personendaten wir über Sie erheben und bearbeiten;
• wann wir Ihre Personendaten erheben;
• zu welchem Zweck wir Ihre Personendaten verwenden;
• wie lange wir Ihre Personendaten aufbewahren;
• wer Zugang zu Ihren Personendaten hat; und
• welche Rechte Sie mit Bezug auf Ihre Personendaten haben.
Wir haben diese Datenschutzerklärung an der europäischen DatenschutzGrundverordnung – kurz DSGVO – ausgerichtet. Es ist unser Anspruch, den hohen Schutz der DSGVO im Grundsatz allen unsere Kund*innen zu gewährleisten, deren Personendaten wir bearbeiten – unabhängig davon, ob die DSGVO im Einzelfall anwendbar ist oder nicht.
2. Wer sind wir?
Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung ist grundsätzlich die Geschäftsstelle des Vereins PREMIO verantwortlich.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder der Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie die Geschäftsstelle gerne wie folgt kontaktieren: info@premioschweiz.ch
Über diesen Kanal sind wir am besten in der Lage, Ihr Anliegen zu bearbeiten.
3. Für wen und wofür ist diese Datenschutzerklärung bestimmt?
Die Art und Weise, wie wir Ihre Personendaten verarbeiten, ist für alle unsere Angebote gleich. Diese Datenschutzerklärung gilt unabhängig davon, über welchen Kanal Sie mit uns in Kontakt treten, z.B. telefonisch, auf einer Webseite, über ein soziales Netzwerk, auf einer Veranstaltung etc. Diese Datenschutzerklärung ist sowohl auf die Bearbeitung von bereits erhobenen als auch von zukünftigen Personendaten anwendbar. Für bestimmte Angebote und Leistungen können zudem zusätzliche Datenschutzbestimmungen gelten, die ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung Anwendung finden.
4. Was sind «Personendaten» und was heisst «Bearbeitung»?
Das Datenschutzrecht regelt die Bearbeitung von Personendaten. Das gilt auch für diese Datenschutzerklärung. «Personendaten» (oder auch «personenbezogene Daten») sind sämtliche Informationen, die mit einer bestimmten natürlichen Person in Verbindung gebracht werden können, d.h. mit einem Menschen. «Bearbeitung» (oder auch «Verarbeitung») meint jeden Umgang mit Ihren Personendaten.
5. Welche Personendaten bearbeiten wir zu welchen Zwecken?
Je nach Anlass und Zweck bearbeiten wir unterschiedliche Personendaten. Sie finden nähere Angaben dazu in diesem Abschnitt. Ihre Personendaten erheben wir dabei grundsätzlich direkt von Ihnen, z.B. wenn Sie uns Daten übermitteln, mit uns kommunizieren, unsere Angebote nutzen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Sie können aber auch aus anderen Quellen erhoben werden, z.B. durch Vereinsmitglieder, aus öffentlichen Registern, aus den Medien, aus dem Internet usw. Unter anderem bearbeiten wir Personendaten – unter Umständen auch besonders schützenswerte Personendaten – in den nachstehenden Situationen.
Kommunikation
Wir bearbeiten Personendaten, wenn Sie mit uns oder wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen, z.B. wenn Sie uns schreiben oder uns anrufen. Dabei genügen uns in der Regel Angaben wie Name und Kontaktdaten, der Zeitpunkt der betreffenden Mitteilungen und ihr Inhalt, der auch Personendaten Dritter umfassen kann. Diese Daten verwenden wir, damit wir Ihnen Auskunft geben oder Mitteilungen machen, Ihr Anliegen bearbeiten und mit Ihnen kommunizieren können. Wir leiten Mitteilungen auch innerhalb des Vereins an zuständige Mitglieder weiter.
Administration
Wir bearbeiten Personendaten für unsere eigene und die gruppeninterne Administration. Beispielsweise können wir Personendaten im Zusammenhang mit dem Mitgliederregister des Vereins bearbeiten. Wir bearbeiten Personendaten auch für Buchhaltungs- und Archivierungszwecke und generell für die Prüfung und Verbesserung interner Abläufe.
Stellenbewerbung
Personendaten bearbeiten wir auch, wenn Sie sich bei uns bewerben. Dafür verwenden wir in der Regel die üblichen und die in einer Stellenausschreibung genannten Informationen und Unterlagen, die auch Personendaten Dritter enthalten können, und Angaben aus dem Bewerbungsverfahren.
Besuch von Webseiten und Online-Angebote
Wenn Sie unsere Webseiten besuchen, bearbeiten wir je nach Angebot und Funktionalität Personendaten. Dazu gehören technische Daten wie z.B. Angaben über den Zeitpunkt des Zugriffs auf unsere Webseite, die Dauer des Besuchs, die aufgerufenen Seiten und Angaben über das verwendete Gerät (z.B. Tablet, PC oder Smartphone). Wir verwenden diese Daten zur Bereitstellung der Webseite, aus Gründen der IT-Sicherheit und zur Verbesserung der Nutzer*innenfreundlichkeit der Webseite. Wir verwenden zudem auch «Cookies» und ähnliche Technologien. Cookies sind Dateien, die auf dem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie unsere Webseite besuchen. Sie sind in vielen Fällen für die Funktionalität der Webseite erforderlich und werden nach dem Besuch automatisch gelöscht. Andere Cookie bleiben für eine bestimmte Dauer gespeichert und dienen der Personalisierung des Angebots oder ermöglichen es uns, Ihnen gezielt Werbung anzuzeigen. Wir verwenden zudem Cookies und Technologien von Drittanbietern in den USA oder weltweit, z.B. für Analyse-Dienste von Anbietern wie z.B. Google oder Zusatzfunktionen von Anbietern wie z.B. Facebook, die dazu führen können, dass der betreffende Anbieter Daten über Sie erhält. Sie haben die Möglichkeit, Cookies abzulehnen bzw. zu deaktivieren und damit die Bearbeitung der von einem Cookie erzeugten Daten zu verhindern, indem Sie Ihr Endgerät entsprechend konfigurieren oder ein entsprechendes Browser-Add-on installieren. Dies kann allerdings dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen der Webseite nutzen können. Wenn Sie Online-Angebote wie zum Beispiel den Eintrag in unsere Newsletter-Liste oder eine Online-Bewerbung nutzen, bearbeiten wir ebenfalls Personendaten zur Bereitstellung, Verbesserung und Weiterentwicklung dieser Angebote.
Information und Direktmarketing
Wir bearbeiten Personendaten soweit rechtlich zulässig zum schriftlichen oder elektronischen Versand von Informations- und Werbemitteilungen, sofern Sie dieser Bearbeitung nicht widersprochen haben. Wir bearbeiten z.B. Ihre Kontaktdaten, damit wir die entsprechenden Mitteilungen personalisieren und Ihnen zustellen können. Bei E-Mail-Newslettern und anderen elektronischen Mitteilungen können wir zudem Angaben über Ihre Nutzung der Mitteilungen bearbeiten (z.B. ob Sie in einer E-Mail eingebettete Bilder heruntergeladen, d.h. die E-Mail geöffnet haben), damit wir Sie besser kennenlernen, unsere Angebote genauer auf Sie ausrichten und unsere Angebote generell verbessern zu können. Sie können die Bearbeitung der Nutzungsdaten in der Regel in Ihrem E-Mail-Programm blockieren, wenn Sie damit nicht einverstanden sind.
Inanspruchnahme von Leistungen
Wir bearbeiten Personendaten, wenn Sie Leistungen von uns in Anspruch nehmen, z.B. wenn Sie am Wettbewerb teilnehmen. Dabei bearbeiten wir Personendaten wie Ihre Kontaktdaten und Angaben über Ihre Teilnahme für die Durchführung des Wettbewerbs und ggf. für die Kommunikation mit Ihnen in diesem Zusammenhang und zu Werbezwecken. Weitere Angaben dazu finden Sie jeweils in den entsprechenden Teilnahmebedingungen.
Betreten unserer Räumlichkeiten
Wenn Sie unsere Räumlichkeiten oder jene unserer Mitglieder betreten, können wir in entsprechend gekennzeichneten Bereichen zu Sicherheits- und Dokumentationszwecken Video- und Fotoaufnahmen erstellen. Es ist ferner möglich, dass Sie ein WiFi-Angebot nutzen können. In diesem Fall erheben wir bei der Anmeldung gerätespezifische Daten und fordern Sie ggf. auf, sich unter Angabe von Name und EMail-Adresse oder Mobiltelefonnummer anzumelden. Wir können auch Daten zu Ihrer Nutzung des Wi-Fi-Angebots bearbeiten und auswerten.
Kontakt mit unserem Verein als Geschäftspartner
Wir arbeiten mit unterschiedlichen Veranstaltungsorten zusammen. Dabei bearbeiten wir zur Vertragsanbahnung und -abwicklung, zur Planung, für Buchführungszwecke und weitere mit dem Vertrag zusammenhängende Zwecke jeweils auch Personendaten über die Kontaktpersonen in diesen Unternehmen, z.B. Name, Funktion, Titel und Kommunikation mit uns.
Teilnahme an Vereinsversammlungen
Wenn wir Vereinsversammlungen durchführen, bearbeiten wir ebenfalls Personendaten. Dazu gehören Name und Post- bzw. E-Mail-Adresse der Teilnehmer*innen bzw. Interessenten und je nachdem weitere Daten, z.B. Ihr Geburtsdatum. Wir bearbeiten diese Angaben für die Durchführung der Versammlungen, aber auch, um mit Ihnen in direkten Kontakt zu treten und Sie besser kennenzulernen. Weitere Angaben dazu finden Sie in den Statuten.
Einhaltung rechtlicher Anforderungen
Wir bearbeiten Personendaten, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und Verstösse zu verhindern und aufzudecken. Dazu gehören z.B. die Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden und anderen Meldungen, interne Untersuchungen oder die Offenlegung von Unterlagen gegenüber einer Behörde, wenn wir dazu einen sachlichen Grund haben oder rechtlich dazu verpflichtet sind. Dabei können wir jeweils auch Personendaten Dritter bearbeiten.
Rechtswahrung
Wir bearbeiten Personendaten in unterschiedlichen Konstellationen, um unsere Rechte zu wahren, z.B. um Ansprüche gerichtlich, vor- oder aussergerichtlich und vor Behörden im In- und Ausland durchzusetzen oder uns gegen Ansprüche zu verteidigen. Dabei können wir Ihre Personendaten und Personendaten Dritter bearbeiten oder Personendaten an Dritte im In- und Ausland weitergeben, soweit dies erforderlich und zulässig ist.
6. Gestützt auf welche Rechtsgrundlagen bearbeiten wir Personendaten?
Je nach Zweck der Datenbearbeitung stützt sich unsere Bearbeitung von Personendaten auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Wir können Personendaten insbesondere dann bearbeiten, wenn die Bearbeitung:
• für die Erfüllung eines Vertrags mit der betroffenen Person oder für vorvertragliche Massnahmen auf ihre Anfrage (z.B. die Prüfung ihres Vertragsantrags) erforderlich ist;
• für die Wahrnehmung berechtigter Interessen erforderlich ist;
• auf einer wirksamen Einwilligung beruht, die nicht widerrufen wurde; und/oder
• zur Einhaltung von Rechtsvorschriften erforderlich ist.
Besonders schützenswerte Personendaten (dazu Ziffer 4 ) bearbeiten wir in der Regel nur gestützt auf eine ausdrückliche Einwilligung, ausser wenn die entsprechenden Daten von der betroffenen Person offensichtlich öffentlich bekanntgegeben wurden oder die Bearbeitung zur Rechtswahrung oder Einhaltung von Rechtsvorschriften erforderlich ist. Eine Datenübermittlung ins Ausland erfolgt nur unter den in Ziffer 8 genannten Voraussetzungen. Sie finden in Ziffer 5 weitere Angaben, auf welchen Rechtsgrundlagen die betreffende Datenbearbeitung typischerweise beruht. Aufgrund der Komplexität vieler
Datenbearbeitungen ist es allerdings nicht ausgeschlossen, dass im Einzelfall – je nach den Umständen – auch andere Rechtsgrundlagen zur Anwendung kommen.
7. Wem geben wir Ihre Personendaten weiter?
PREMIO-Mitarbeiter*innen und Vereinsmitglieder haben nur Zugriff auf Ihre Personendaten, wenn dies für die beschriebenen Zwecke und die Tätigkeit der betreffenden Mitarbeiter*innen erforderlich ist. Dazu können auch extern mandatierte Mitarbeiter*innen in Supportbereichen wie z.B. IT gehören. Sie handeln dabei nach diesen Weisungen und sind im Umgang mit Ihren Personendaten zu Vertraulichkeit und Verschwiegenheit verpflichtet. Eine Weitergabe Ihrer persönlichen Informationen an andere Unternehmen erfolgt ausschliesslich im nachfolgend beschriebenen Umfang. In keinem Fall verkaufen wir Ihre Personendaten an Dritte. Wir betreiben keinen Handel mit Personendaten.
8. Wann geben wir Ihre Personendaten ins Ausland bekannt?
Die in Ziffer 7 genannten Empfänger*innen Ihrer Personendaten können sich jeweils auch im Ausland befinden – auch ausserhalb der EU bzw. des EWR. Die betreffenden Länder verfügen möglicherweise nicht über Gesetze, die Ihre Personendaten im gleichen Umfang wie in der Schweiz oder in der EU bzw. dem EWR schützen. Sollten wir Ihre Personendaten in einen solchen Staat übermitteln, stellen wir den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicher.
9. Führen wir Profilierungen durch?
Unter «Profilierung» verstehen wir einen Vorgang, bei dem Personendaten automatisiert bearbeitet werden, um persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen. Wir führen Profilierungen nur durch, um z.B. bestimmte Newsletter an bestimmte Empfänger*innen zu versenden.
10. Führen wir automatisierte Einzelfallentscheidungen durch?
Wir führen in der Regel keine automatisierten Einzelfallentscheidungen durch. Wir werden Sie gesondert informieren, sollten wir automatisierte Einzelfallentscheidungen in Einzelfällen einsetzen. Als «automatisierte Einzelfallentscheidung» gelten Entscheidungen, die vollständig automatisiert erfolgen, d.h. ohne relevanten menschlichen Einfluss, und die Ihnen gegenüber negative rechtliche Wirkungen oder andere, ähnlich negative Wirkungen haben.
11. Wie schützen wir Ihre Personendaten?
Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer Natur (z.B. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, Datensicherung etc.) und organisatorischer Natur (z.B. Weisungen an unsere Mitarbeiter*innen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Überprüfungen etc.), um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Sicherheitsrisiken lassen sich jedoch generell nicht ganz ausschliessen; gewisse Restrisiken sind meistens unvermeidbar.
12. Wie lange speichern wir Ihre Personendaten?
Wir speichern Ihre Personendaten in personenbezogener Form, solange es für den konkreten Zweck, für den wir sie erhoben haben, erforderlich ist, bei Verträgen in der Regel zumindest für die Dauer der Vertragsbeziehung. Wir speichern Personendaten ferner, wenn wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn wir Personendaten benötigen, um zu kommunizieren, zu Archivierungszwecken und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit. Wir speichern Ihre Personendaten zudem, solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Für bestimmte Daten gilt z.B. eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für andere Daten gelten jeweils kürzere Aufbewahrungsfristen, zum Beispiel bei Aufnahmen aus einer Videoüberwachung oder für Aufzeichnungen bestimmter Vorgänge im Internet (Log-Daten). In bestimmten Fällen bitten wir Sie zudem um Ihre Einwilligung, wenn wir Personendaten länger speichern wollen (zum Beispiel bei Stellenbewerbungen, die wir pendent halten möchten). Nach Ablauf der genannten Fristen löschen oder anonymisieren wir Ihre Personendaten.
13. Wie bearbeiten wir Personendaten von Kindern?
Wir bearbeiten in der Regel keine Personendaten von Kindern. Sollte dies dennoch erforderlich sein, achten wir darauf, Kinder besonders zu schützen, und wenn wir bewusst Personendaten von Kindern gestützt auf eine Einwilligung bearbeiten, bitten wir die Eltern bzw. die gesetzlichen Vertreter*innen um ihre Zustimmung. Erfolgte eine Zustimmung für ein Kind durch seine Eltern oder gesetzlichen Vertreter*innen, steht es der erwachsenen Person frei, diese Einwilligung später zu widerrufen.
14. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten?
Sie haben das Recht, Datenbearbeitungen zu widersprechen, wenn wir Ihre Personendaten auf Basis eines berechtigten Interesses bearbeiten. Sie können ausserdem Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit Direktwerbung (z.B. Newsletter) jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für eine Profilierung, soweit sie mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Soweit die jeweils anwendbaren Voraussetzungen erfüllt und keine gesetzlichen Ausnahmen anwendbar sind, haben Sie zudem das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenbearbeitung und das Recht, die von Ihnen bereitgestellten Personendaten in einem gängigen Format zu erhalten. Sie haben zudem das Recht, uns gegebenenfalls erteilte Einwilligungen zu widerrufen, ohne dass dadurch die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung berührt wird.
Bitte kontaktieren Sie uns unter der in Ziffer 2 aufgeführten Email-Adresse, wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben wollen oder wenn Sie Bedenken bezüglich unserer Bearbeitung Ihrer Personendaten haben. Es steht Ihnen ausserdem frei, bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde gegen die Art und Weise der Bearbeitung Ihrer Personendaten Beschwerde einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Datenbearbeitung gegen geltendes Recht verstösst. Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).
15. Wie können Sie uns kontaktieren?
Wenn Sie Fragen oder Anliegen zu dieser Datenschutzerklärung oder die Bearbeitung Ihrer Personendaten haben, können Sie uns gerne wie folgt kontaktieren: info@premioschweiz.ch
Über diesen Kanal sind wir am besten in der Lage, Ihr Anliegen zu bearbeiten.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann im Lauf der Zeit angepasst werden, insbesondere, wenn wir unsere Datenbearbeitungen ändern oder wenn neue Rechtsvorschriften anwendbar werden. Wir informieren Personen, deren Kontaktangaben bei uns registriert sind, bei erheblichen Änderungen aktiv über solche Änderungen, wenn das ohne unverhältnismässigen Aufwand möglich ist. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung aktuellen Fassung.
Version 1.0 / März 2020
